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令和8年9月度定例理事会について

2026.10.05

令和8年9月　菊水地区まちづくりネットワーク会議 理事会議事録要約
会議：役員体制移行計画・地域デジタル化推進・菊水祭り運営

1. 役員体制の再編と移行計画

令和8年度の円滑な運営を目的に、会長辞任に伴う役員体制の再編を行う。会則第5条に第2項〜第4項を追加し、役員構成を明確化するとともに「顧問」の設置を可能にする。顧問は会長経験者等から理事会推薦に基づき委嘱され、執行部の求めに応じて運営協力を行う。現会長は9月末で辞任し、9月29日の「菊水祭り」が現体制での最後の行事となる。10月以降は副会長が会長職を代行し、来春（2年任期の改選期）に新会長体制へ移行する。辞任後の永井会長は顧問として委嘱されることが総会で承認済み。

アクションアイテム

  • 会則第5条に第2項〜第4項を追記した改正文書の正式版を作成・配布し、令和8年9月16日付で施行記録を残す（担当：和田総務部長／期限：令和8年9月16日）
  • 辞任する永井会長の顧問委嘱手続き（委嘱状発行、理事会推薦記録の保管、執行部への周知）を行う（担当：理事会、事務局）
  • 10月以降の会長代行として副会長の権限・職務範囲の運用手順を文書化し、執行体制の移行計画を共有する（担当：事務局）
  • 来春の役員改選（2年任期の改選）に向けた選任プロセスとスケジュール案を作成する（令和9年定期総会後新会長体制発足）（担当：和田総務部長）

2. 地域のデジタル化推進（包括協定、デジタル回覧板、ホームページ刷新）

北海道情報専門学校と地域のデジタル化推進に関する包括協定を締結。実務は和田副会長と野村先生が担当する。初期の重点項目は、ホームページ刷新と「デジタル回覧板」（LINE活用）の整備である。

  • ホームページ刷新：現在のPDF中心の運用から、見やすいウェブ表示中心への改善を目指す。専門学校の生徒6名が2チームに分かれ、リニューアル案を2件作成し、役員会で選定する。
  • デジタル回覧板：LINEを活用し、町内会情報をわかりやすく配信する。運用形態（広域一元化か町内会ごと独立か）が課題だが、当面は「菊水地区まちづくりネットワーク会議が公式アカウントを持ち、その中で雛形を作成」する方針。専門学校側が雛形制作を担当し、LINEからホームページやInstagramへ誘導する設計を想定する。配信単位（菊連・連町・単町など）に応じた配信と、承認申請の重複負荷緩和も検討課題。
  • 推進体制：学生は授業の一環として関与し、Zoomでの定例打合せ（午前中）を継続。令和8年9月25日には学生6名と関係者による現地説明会を開催予定。また、デジタルに不安を抱える住民のため、勉強会を行う体制を構築する。春までに利用者向けマニュアルを作成し、形にすることを目指す。

アクションアイテム

  • 包括協定の要旨と実務者協定の運用手順をまとめた資料を作成・配布する（担当：和田副会長）
  • LINE公式アカウント運用方針の比較検討と暫定方針を決定する（担当：事務局、北海道情報専門学校チーム）
  • 菊水町内会向けLINE「デジタル回覧板」雛形のプロトタイプを設計・実装する（担当：北海道情報専門学校学生チーム）
  • ホームページ刷新の要件定義を作成し、専門学校側へ共有する（担当：事務局）
  • 令和8年9月25日の学生との対面説明会のアジェンダ策定と会場準備を行う（担当：和田副会長、永井さん／期限：令和8年9月25日）
  • Zoom定例の継続運用計画を確立する（担当：事務局、北海道情報専門学校チーム）
  • ホームページリニューアル案2件を受領し、役員会で選定・反映する（担当：情報専門学校 生徒チーム）
  • 電子回覧板の情報設計（配信単位、掲載基準）とLINE連携方式の案を作成する（担当：情報専門学校 生徒チーム）
  • 利用者向けわかりやすいマニュアルを作成する（担当：情報専門学校 生徒チーム／期限：春まで）
  • 行政通知の掲載範囲ポリシー案を策定する（担当：役員会）
  • 配信承認の重複申請を緩和する技術的方策を検討する（担当：情報専門学校 生徒チーム、役員会）
  • 町内のデジタル有志をリストアップし、役割分担を検討する（担当：役員会）
  • 役員向けデジタル運用勉強会を開催する（担当：情報専門学校 生徒チーム、役員会）
  • イベント告知（例：「10月4日に被害旅行」）をHPとLINEで実施し、紙とデジタルの並行運用手順を確立する（担当：役員会）

3. 菊水祭り（2025年作成祭り）の運営計画

2025年の菊水祭り（9月29日開催）の目標は「スタッフも大いに楽しむ」こと。現会長体制での最後の主要行事となる。

  • 運営体制：全体責任者は永井、和田が務め、各フロア・コーナーに責任者を配置。スタッフ総勢は約60名。男性スタッフは9時半、女性・学生は10時に集合し、ミーティング後に設営を開始する。
  • 担当分担：駐車場（蠣崎、小笠原）、1階受付・接待（加藤さん、日赤の方4名、伊藤貴子さん）、2階全体（宮野さん、小池谷さん）、コーヒーショップ（宮原さん）、ポップコーン、綿菓子等縁日、スーパーボールすくい（永井さん）、手作りゲーム（和田）、バルーンアート（松本さんチーム）、じゃんけん大会（佐久間さん、三田村さん、松本さん）など。
  • ゲーム企画：手作りゲーム3種類（景品はお菓子やジュース）を用意。アレルギー注意喚起を行う。大人向けの小規模なゲームも追加検討。顔出しパネルはゲームコーナーに設置する。じゃんけん大会は2時半から開始。
  • 食事と休憩：スタッフ全員に昼食（弁当65個）、お茶、水を用意。熱中症対策としてこまめな水分補給と休憩を推奨。休憩場所は憩いの間の和室を使用。
  • その他：受付で靴袋を配布。会場内での食べこぼしに注意喚起。祭りの様子は終了後SNS発信、残った物品はやよい児童会館などに寄付し、後片付けは分担して行う。

アクションアイテム

  • 当日運営計画の最終版（会場配置、タイムテーブル、役割分担）を確定・共有する
  • 祭り当日の広報（YouTube、LINE、HP）運用チェックリストを作成する（担当：事務局）
  • 昼食のお弁当を5個追加し、合計65個にする。
  • 飲料水や食品などの重い資材を運搬する
  • ゲーム景品のお菓子にアレルギーに関する注意喚起文を流す
  • ジュースゲームの景品（3種類）を購入・準備する。
  • 伊藤貴子さん（女性部）の担当を「受付・接待」に変更する
  • 子供向け土産のお菓子（210個）に関する詳細を打ち合わせる
  • コーヒー担当者が「リバインド」でコーヒーの入れ方を学ぶ（担当：コーヒー担当／期限：2026年9月17日 15:00）
  • 子供向けのお菓子の数量を増やす方向で調整する

4. 今後の理事会日程

9月末の行事や防災訓練等で多忙なため、10月の理事会は休会とする。次回の理事会は11月19日（木）10時から開催する。議題として、パソコン・スマホ教室や専門学校との連携企画などが予定されている。

アクションアイテム

  • 11月の理事会を開催する（期限：2026年11月19日 10:00）

5. 今後の課題

【デジタル化関連】

  • LINE運用方式の未決定：「デジタル回覧板」の運用方式が未決定。データ管理責任、個人情報保護、承認フローの具体策が必要。
  • HP刷新要件の具体化不足：HP刷新の具体的な要件（情報設計、更新権限、セキュリティ基準）やコンテンツ移行計画、公開スケジュールが未設定。
  • 承認申請の重複問題：菊連・連町・単町での「3重申請」を緩和する具体的な解決策（技術的統合か運用変更か）と責任主体が未確定。
  • デジタル支援体制の曖昧さ：デジタル担当者と学生の役割分担や連携方法（対応時間、窓口）が不明確。
  • 広報・教育計画の不足：高齢層向けの操作支援や周知方法など、デジタル施策の定着に向けた計画が曖昧。

【役員体制・組織運営関連】

  • 移行期の意思決定プロセス：10月以降の会長代行時の承認権限や緊急時対応など、意思決定プロセスが文書化されておらず不確実性がある。
  • 顧問制度の活用方針：顧問の具体的な関与範囲や協力依頼のトリガーなどが未整備で、制度が機能しないリスクがある。

【祭り運営関連】

  • 参加人数の不確定要素：当日の役割分担に影響の可能性。
  • 人員配置計画の不足：来場者数が予測不能な中、人員不足時の応援体制や、午後から合流する生徒の具体的な再配置計画がない。
  • 配布物・提供物の詳細未定：受付での配布物リストや、学生向けに用意する「別の形」の提供物の内容が具体的に決まっていない。

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